Justice Education Society of British Columbia es una organización sin fines de lucro, con más de 25 años de experiencia brindando educación pública-legal y formación en el sistema de justicia, en Canadá e Internacionalmente. A nivel internacional, JES ha desarrollado programas en Guatemala, El Salvador, Honduras, Panamá y Guayana trabajando coordinadamente con las instituciones nacionales para el fortalecimiento de sistemas de justicia, acceso a la justicia y seguridad ciudadana. JES tiene con oficinas en Guatemala, Honduras y Guyana. Tiene diferentes fuentes de financiamiento incluyendo donantes privados y Gobiernos de provinciales, Federales e Internacionales. Más información sobre los programas internacionales de JES está disponible en: www.justiceeducation.ca
Justice Education Society of British Columbia (JES) busca un talentoso y energético candidato para la posición de Administrador de Adquisiciones. Reportando al Gerente Administrativo, este Administrador será responsable de la correcta aplicación de los procesos de adquisición de bienes y servicios para sus proyectos. Que incluye las áreas de investigación, documentación de licitaciones competitivas, análisis, evaluación y recomendación de ofertas, desarrollo y administración de contratos y proveedores, cumpliendo estrictamente con las políticas de JES y los donantes.
Esta posición trabaja muy de cerca con Operaciones y Finanzas de JES y debe mantener enlaces con varios departamentos gubernamentales y agencias reguladoras. El candidato seleccionado debe tener la capacidad de trabajar de forma independiente con una supervisión mínima y producir resultados de alta calidad en un entorno de ritmo acelerado y con un alto volumen de solicitudes de respuesta rápida.
RESPONSABILIDADES
• Asegurar que los precios y calidades de los productos, servicios, proveedores y contratistas cumplan con las políticas de adquisición de JES y / o del Donante, con el enfoque específico de documentar su razonabilidad. Realizar arreglos de viaje (pasajes aéreos, hoteles, seguros de viaje), organizar eventos (salas de reuniones y actividades de catering), compra de equipos y materiales de soporte para respaldar la entrega de actividades.
• Ayuda a coordinar la selección de proveedores y adjudicaciones de contratos a través de la evaluación de ofertas competitivas según las especificaciones de los Términos de referencia y los términos y condiciones de negociación para garantizar el mejor valor para el Donante y los Clientes de JES; de la misma manera, asegurar el trato justo y abierto a todos los proveedores.
• Ayuda con la administración y actualización de la base de datos de JES de expertos locales activos para contratos a corto plazo.
• Realiza y sistematiza las actividades de adquisición y los procesos de licitación competitiva para garantizar la debida diligencia para mitigar y administrar el riesgo legal, legislativo, regulatorio y de reputación relacionado con la adquisición.
• Preparar informes de análisis de costos de los productos y servicios adquiridos, hacer recomendaciones basadas en el costo, tipo y calidad.
• Comunicarse con proveedores para el manejo de problemas de entrega, conciliación de habitaciones de hotel prepagos y otras discrepancias o conciliaciones relacionadas.
• Establecer y mantener relaciones efectivas con proveedores y subcontratistas aprobados para garantizar que todos los bienes y / o servicios estén disponibles a tiempo y dentro del presupuesto.
• Desarrolla y mantiene relaciones de trabajo efectivas con contactos internos y externos a través de una comunicación abierta para fomentar enfoques de colaboración para las iniciativas de adquisición.
• Actitud de servicio al cliente hacia los miembros del staff , expertos , y clientes externos.
• Participar en reuniones y comités, según lo asignado.
• Apoyo al trabajador de soporte de oficina (recepcionista), según sea necesario.
REQUISITOS
• Mínimo 3 años de experiencia, preferiblemente trabajando en organizaciones relacionadas con proyectos.
• Estudios universitarios finalizados.
• Usuario con experiencia en aplicaciones de oficina (MS Word, correo de Google, DropBox).
• Excelentes habilidades de Excel y la capacidad de realizar análisis financieros básicos.
• Buena comunicación interpersonal, verbal y escrita.
• Trabajar con enfoque al detalle.
• Buena administración del tiempo.
• Enfoque al servicio al cliente.
• Actitud de Mejora continua en los procesos a su cargo, comprobada en referencias laborales.
• Trabajo en equipo con la capacidad de construir relaciones y trabajar en colaboración con otros
• Fuertes habilidades de organización y planificación.
• Debe ser capaz de aprender rápidamente nuevas habilidades y captar nuevos conceptos, adaptarse a diferentes ambientes.
• Capacidad para demostrar responsabilidad fiscal.
• Habilidad demostrada en habilidades analíticas y de negociación: capacidad para analizar varias opciones y tomar las medidas apropiadas.
• Capacidad demostrada para resolver problemas bajo presión de fechas límite y prioridades en competencia.
• Capacidad demostrada para trabajar de forma independiente y en un entorno de equipo con supervisión mínima.
• La capacidad de hablar inglés es deseable.
Fecha límite para admisión de aplicaciones: 8 de marzo
Agradecemos a todos los candidatos por su interés, serán contactados aquellos que sean seleccionados para entrevista.
