Project Assistant
- (Field Only)-(200000T3) Description Resumen delPuesto: Como miembro delequipo del proyecto, usted brindará servicio en la entrega diaria deactividades administrativas, de manera atenta, efectiva y eficiente al proyectoen apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobresy vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuiráa la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividadoperativa en apoyo a programación de alta calidad. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS ·Facilitar comunicacióncon todos los miembros del equipo del proyecto, personal relevante en otrosdepartamentos/equipos e interesados externos a medida sean relevantes.Enviar/recibir y distribuir toda lacorrespondencia/faxes/cartas/documentos que ingresen o que se envíen. ·Proporcionatransacciones y procesos administrativos especializados (p. ej. Traduce,digita, revisa y/o da formato a documentos; graba y transcribe minutas dereuniones; redacta mensajes sencillos de correspondencia). ·Prepara documentostransaccionales en apoyo de procesos operativos generales y apoya lacoordinación de procesamiento de transacciones (p. ej. Requisiciones de pago,autorizaciones de viajes, anticipos de viajes, visas, etc.). ·Recopila datos, realizaingreso y verificación de datos en relación a procesos administrativos. ·Apoya en las revisionespresupuestarias de los proyectos. ·Apoya arreglos de viajey logísticos para personal y visitantes. Programa y coordina citas. Brindaapoyo logístico y de comunicaciones en actividades de planificación de eventos. ·Apoyaen la implementación de procesos de administración de propiedades, tales comorecepción y distribución de bienes, etiquetado de bienes, conteo físico, etc. ·Realizalos procedimientos involucrados en el manejo de la documentación del proyecto,desde elaboración de cartas, memos, fotocopiado hasta el archivo electrónico yfísico de las mismas; así mismo se encarga de la correspondencia relevantedirigida a socios e instituciones afines. ·Apoyaen lo necesario al Coordinador de Proyecto para elaboración de convenios,convenios de donación, adendum, cartas de acuerdo, presupuestos, proyeccionessegún sea solicitado. ·Desarrollalos procedimientos logísticos involucrados en la organización de reuniones,capacitaciones y actividades realizadas por el proyecto de acuerdo a lasdiferentes solicitudes del personal técnico. ·Elaboray mantiene actualizado los archivos del proyecto con la información relevante,incluyendo convenios, adendum, cartas de acuerdo, informes financieros,desembolsos, correspondencia, presupuestos. ·Apoyaal equipo del proyecto en seguimiento a pago de proveedores, solicitudes decheque, entrega de documentación a diferentes departamentos, convenios ocontratos. ·Apoyologístico en reservaciones, montaje de salones, y otras actividades necesariasen visitas del donante y otras comitivas. ·Apoyaarreglos de viaje y logísticos para personal y visitantes. Programa y coordinacitas. Brinda apoyo logístico y de comunicaciones en actividades deplanificación de eventos. ·Desarrollalos procedimientos logísticos involucrados en la organización de reuniones,capacitaciones y actividades de acuerdo a las diferentes solicitudes delpersonal técnico. ·Prepararlas solicitudes para la adquisición de bienes y/o servicios, en colaboracióncon los miembros del equipo del proyecto. ·Ayudara facilitar sesiones para reuniones del equipo (CRS y socios). ·Ayudara mejorar la calidad de redacciones del equipo para historias de éxito, briefs,y otros documentos del proyecto. RELACIONES LABORALES CLAVES: Internas: Coordinador del Proyecto, Personalde operaciones, Personal Técnico del Proyecto, personal de otros departamentosde CRS. Externas: Directores y coordinadores deproyectos de las organizaciones socias, oficiales de proyectos, de las organizacionesque financian o co-financian el Proyecto, proveedores. Antecedentes,Experiencia y Requisitos: Educación yExperiencia ·Estudios universitariosen administración, auditoría, o relacionados ·2 años de experiencia laboralen un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas. Experiencia conuna ONG local o internacional es una ventaja ·De preferencia que hayaparticipado y culminado con éxito el programa de pasantías mayas enCRS/Guatemala. ·Dominio de principalespaquetes de cómputo (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ·Experiencia trabajandopara proyectos de desarrollo Competencias y Habilidades ·Fuerte orientación alservicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales ·Altas habilidades decomunicación oral y escrita ·Alta habilidad deorganización, priorización y manejo de detalles ·Habilidad numérica yfinanciera (deseable) ·Buenas habilidades enla administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas. ·Proactivo, ingenioso yorientado soluciones y a resultados. LenguaExtranjera Requerida/Deseada: Ingles intermedio. Disponibilidadpara viajar (incluir porcentaje de viaje requerido, si aplica)
30% de tiempo CompetenciasInstitucionales (para todo el Personal de CRS)
Estas están arraigadas en la visión, valores yprincipios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con susresponsabilidades y lograr el resultado deseado. •Integridad •Rendiciónde cuentas y mayordomía •ConstruyeRelaciones •DesarrollaTalento •Mejorae innovación constantes •Mentalidadestratégica Descargo deResponsabilidad: Esta descripción de puesto no es una listaexhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidadesrelacionadas con la posición. Losprocedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso enla protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve laigualdad de oportunidades laborales. Qualifications Basic Qualifications High School Diploma required. Professional Diploma/Certificate or courses in Administration a plus. Experience working in an office environment in a clerical or administrative role. Experience with a local or international NGO a plus. Experience with typing/word processing, data entry into online databases and forms, and working with various office equipment. Experience in MS Office package (Excel, Word, PowerPoint, Visio) and information management systems. Proficient in Word. Agency-wide Competencies (for all CRS Staff) These are rooted in the mission, values, and guiding principles of CRS and used by each staff member to fulfill his or her responsibilities and achieve the desired results. Integrity Continuous Improvement & Innovation Builds Relationships Develops Talent Strategic Mindset Accountability & Stewardship
