Atención al público:
Recibir y saludar a visitantes, clientes o proveedores de manera cordial y profesional.
Responder consultas presenciales, telefónicas o por correo electrónico, proporcionando información básica sobre la empresa o derivando a los departamentos correspondientes.
Gestionar el registro de visitantes, asegurándose de cumplir con protocolos de seguridad (por ejemplo, entregar credenciales o registrar datos).
Gestión de comunicaciones:
Atender y dirigir llamadas telefónicas a través de una centralita, filtrando y transfiriendo según corresponda.
Recibir, enviar y distribuir correspondencia, paquetes o documentos internos y externos.
Gestionar correos electrónicos, respondiendo o reenviando mensajes según sea necesario.
Apoyo administrativo:
Mantener actualizados los registros y bases de datos (contactos, citas, inventarios, etc.).
Coordinar agendas, programar citas o reuniones y reservar salas o recursos necesarios.
Redactar, archivar o escanear documentos, como cartas, informes o formularios.
Colaborar en la organización de eventos internos o externos, como reuniones, capacitaciones o visitas.
Control de recursos y logística:
Gestionar el inventario de suministros de oficina (papelería, café, etc.)
y realizar pedidos cuando sea necesario.
Supervisar el estado de las áreas comunes, asegurando que la recepción y espacios compartidos estén ordenados y presentables.
Coordinar con proveedores para servicios como mensajería, limpieza o mantenimiento.
Tareas específicas según la empresa:
Procesar pagos, emitir facturas o recibos si la recepción está vinculada a actividades comerciales.
Apoyar en la gestión de reservas (por ejemplo, en hoteles, clínicas o centros de servicios).
Manejar software administrativo o sistemas internos de la empresa para registrar datos o generar reportes.
Habilidades y competencias:
Excelente comunicación y atención al cliente.
Organización, multitarea y gestión del tiempo.
Conocimiento básico de herramientas ofimáticas (Microsoft Office, Google Suite, etc.).
Capacidad para resolver problemas de forma rápida y eficiente.
Discreción y manejo de información confidencial.
